Herausforderungen
Hintergrund
- Zunehmende Menge an Dokumentation sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei Auftragnehmern
- Veralterung von bestehenden Systemen und die Notwendigkeit, diese zu aktualisieren
- Notwendigkeit, neue Genehmigungsprozesse für Dokumente zu automatisieren
- Aktive Implementierung und Umstellung der Unternehmenszentrale auf Microsoft 365 Cloud-Technologien
Das bestehende System war veraltet und entsprach nicht mehr den Anforderungen
Technologische Herausforderungen
- Aufbau neuer Lösungen auf der Grundlage von Microsoft Cloud-Technologien in Übereinstimmung mit der gesamten IT-Infrastruktur des Unternehmens
- Nutzung von SharePoint Online und Teams für die Zusammenarbeit mit Dokumenten
- Verwendung von Power Automate für die Erstellung von Genehmigungsprozessen für Dokumente
- Integration mit Dynamics 365 CRM zur Organisation der Arbeit mit Geschäftspartnern
Analyse
Ziele
- Verbesserung der Mitarbeiter-Effizienz durch:
- Schaffung einer integrierten Umgebung für die Zusammenarbeit mit Dokumenten
- Automatisierung des Genehmigungsprozesses von Dokumenten in Übereinstimmung mit den definierten Prozessen
- Prozessautomatisierung für die Dokumentenprüfung
- Verkürzung der Recherchezeit
- Integration mit dem CRM-System zum Austausch von Daten mit Geschäftspartnern
- Kostensenkung von Dokumentenverarbeitung
Aufgaben
- Anforderungserfassung und -analyse
- Entwicklung von Mockups und Geschäftsprozessdiagrammen
- Entwurf und Genehmigung technischer Lösungen
- Lösungsentwicklung:
- Webseiten- und Dokumentenspeicherstruktur in SharePoint Online
- Synchronisierung des Kontaktpersonenverzeichnisses, SharePoint Online <-> Dynamics 365 CRM
- Dokumentenkarten in SharePoint Online
- Erstellung der Genehmigungswege für Dokumente in Power Automate
- Verfolgung des Dokumentenstatus in verschiedenen Phasen – Teams und Outlook
- Benachrichtigungen an Teilnehmer über Genehmigungs- und Überprüfungsaufgaben
- Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben und Status
- Organisation der Zugriffsrechte von Mitarbeitern
Entwicklung
Konzeption der Lösung
- Dynamics 365 CRM – Verwaltung von Kontodaten
- Microsoft Graph – verschiedene Funktionen wie die Abfrage des Abwesenheitsstatus eines Benutzers, Konvertierung von Dokumenten in PDF und andere
- SPFx-Entwicklung – benutzerdefinierte Formulare mit erweiterter User Experience
- PowerApps – schnelle und einfache Erstellung von Benutzerformularen
- Power Automate – Genehmigungs- und Benachrichtigungsworkflows
- SharePoint Online – Dokumentenspeicherung
Dokumentenmanagement
- Vertrags- und Dokumentenentwürfe
- Initiierung von Genehmigungsworkflows
- Aufgabenzuweisung und Benachrichtigung in Teams / Outlook
- Genehmigung /Ablehnung von Dokumenten
- Eingehende ausgeführte Verträge – Scandateiverwaltung
- Synchronisierung entsprechender Verträge (SPO) <-> Konto (D365 CRM)
Frontend
Ergebnis
Projektergebnis
- Implementierung des Dokumentenflusses in einer der Unternehmensabteilungen
- Sicherstellung einer transparenten Verbindung zwischen den Kundendokumenten und den Auftraggeberdaten in D365 CRM
- Automatisierung der Terminkontrolle und Aufgabenüberwachung
- Nutzung von Teams und Outlook zur schnellen Bearbeitung von Aufgaben und Benachrichtigungen
- Sichere Datenablage in der Microsoft 365 Cloud auf dem Corporate Tenant des Kunden
- Eine transparente Systemarchitektur in der skalierbaren Cloud
Genehmigungsprozesse und die Arbeit mit Dokumenten können nun schneller erfolgen
Kunden-Feedback
Wir entschieden uns, ISDK für dieses Projekt zu beauftragen. Bereits in der Vorprojektphase lieferten sie eine sehr detaillierte Planung der Aufgaben und erläuterten das Konzept der zukünftigen Lösung. Dies half uns, die erwarteten Projektergebnisse besser zu visualisieren.
Das ISDK-Team erwies sich als echter Profi mit wichtigen Kompetenzen in Microsoft-Cloud. Sie haben uns auch dabei geholfen, Lösungen zwischen verschiedenen Mandanten des Unternehmens zu übertragen und sie zu unterstützen.
Arvato Bertelsmann
