Herausforderung
Hintergrund
Es ist üblich, dass ein großes Unternehmen viele kleine Routinevorgänge in verschiedenen Bereichen seines täglichen Lebens durchführt. Urlaubswünsche von Mitarbeitern, Geschäftsreisen, Büromaterial am Arbeitsplatz, Gästeausweise, Buchung von Besprechungsräumen und vieles mehr – all dies sind einfache Aktionen in zwei Schritten, die nicht viel Aufwand erfordern, aber sehr destruktiv sein können und manchmal unangenehme Situationen verursachen, z. B. Fehler bei Buchungen oder Kunden, die im allerletzten Moment auf eine Zugangsgenehmigung warten.
Um dieser Routine gerecht zu werden, entscheiden sich viele Unternehmen und auch unsere Kunden für die Automatisierung von Prozessen mithilfe ihrer eigenen Office 365-Unternehmensumgebung und des Teams Messenger. Der Gastzugang ist der erste Pilotprozess, der automatisiert wird.
Manuell durchgeführte Routinevorgänge können zu Fehlbuchungen führen oder Kunden im letzten Moment warten lassen, weil sie keine Besucherkarte erhalten haben.
Lösung
Was wurde gemacht
Die Automatisierung erfolgte auf Basis von Microsoft Flow, Teams Chatbot und SharePoint Online als Speicher. Früher rief ein Mitarbeiter einen Administrator an oder schrieb ihm eine E-Mail mit allen Details für den Gastausweis. Da es jeden Tag viele Anfragen gab, nahm dies einen erheblichen Teil der Arbeitszeit des Administrators in Anspruch. Außerdem dauerte es einen ganzen Tag, bis der Mitarbeiter eine Antwort bekam. Jetzt sendet er lediglich eine kurze Nachrichtenanfrage an den Chatbot und erhält später eine endgültige Genehmigung.
Der gesamte Prozess sieht folgendermaßen aus:
- Mitarbeiter, die einen Gastausweis benötigen, wenden sich an den Chatbot. In einem schnellen und einfachen Gespräch stellen sie alle Details bereit, die für die Erstellung des Gastausweises erforderlich sind.
- Schritt Warten auf die Genehmigung des Prozesses. Ein zuständiger Administrator erhält eine Benachrichtigung im Bot und per E-Mail. Der Manager kann alle Informationen sehen und entscheiden, ob die Erstellung des Passes genehmigt oder abgelehnt werden soll.
- Wenn der Manager die Anfrage genehmigt, wird der Ablauf fortgesetzt. Die Daten werden in eine vorgefertigte Word-Vorlage übertragen und den entsprechenden Feldern hinzugefügt. Das neue Word-Dokument wird dann erstellt und gespeichert.
- Sobald das Dokument fertig ist, erhält ein Anforderer eine Chat-Nachricht, in der er über die Genehmigung sowie über einen Link zum Zugriff auf das Dokument informiert wird.
Ergebnis
Projektergebnisse
- Die Bearbeitung und Ausgabe von Gastausweisen wurde von durchschnittlich 4 bis 5 Stunden auf 20 bis 30 Minuten verkürzt
- Ein Administrator hat durch diese Prozessautomatisierung täglich 2-3 Stunden frei bekommen
