Sharepoint Online und Einrichtung von Office 365 für eine Business-Schule

Bei einer Mitarbeiterzahl von über 300 war es schwierig, schnell die richtige Person zu finden, herauszufinden, zu welcher Abteilung sie gehört, und sich schnell mit ihr in Verbindung zu setzen. Ein zentrales Adressbuch gab es nicht.

Die Arbeit an Dokumenten war ebenfalls nicht zentralisiert. Sie wurden auf einem Server gespeichert, und die Zusammenarbeit fand über E-Mails statt, was sehr zeitaufwendig und ineffektiv war.

Da keine Prozesse eingerichtet wurden, wurden einige Aktionen unnötig wiederholt, was die doppelte Arbeit bedeutete. Beispielsweise musste eine PR-Abteilung eine ähnliche Ankündigung auf dem internen Portal und der offiziellen öffentlichen Website veröffentlichen, es gab zwei getrennte Prozesse dafür und die gleichen Nachrichten mussten in beiden Prozessen genehmigt werden, was in der Realität unnötig war, da ein PR-Manager nur einmal über die Veröffentlichung entschied.

• Orgchat-Erstellung. SharePoint Online und das vorhandene AD wurden synchronisiert.
• Ein Telefonbuch wurde hinzugefügt. Das Telefonbuch unterstützt eine Suche nach Namen, Telefonnummer und Jobtitel.
• Aufbau der Zusammenarbeit an News und Ankündigungen:
  • Nachrichten- und Ankündigungs-
    abschnitte wurden in SharePoint Online erstellt
  • Rollen und Zugriff wurden eingerichtet: Content Manager (erstellt Publikationen), PR-Editor (bearbeitet, genehmigt und veröffentlicht die Publikationen)
  • Zur Unterstützung des Workflows wurden SharePoint-Teams für die Zusammenarbeit eingerichtet: Content Manager erstellt eine Datei für eine Ankündigung oder eine Nachricht -> In dieser Datei füllt der Mitarbeiter vordefinierte Pflichtfelder aus, z. B. Name, Über das Ereignis, Über den Sprecher, Ort, Uhrzeit usw. -> Sobald die Datei vollständig ist, klickt der Manager auf “Senden”. -> Sobald die Datei gesendet wurde, erhält ein PR-Manager eine E-Mail mit der Meldung, dass eine neue News oder Ankündigung hinzugefügt wurde. -> Ein PR-Manager überprüft die Ankündigung und bearbeitet sie bei Bedarf. PR-Manager haben auch zusätzliche Felder für die SEO-Werbung, wie KEYWORDS, Meta DESCRIPTIONS, TITLE, Tags, die Content-Managern nicht zur Verfügung stehen. Die offizielle Webseite der Universität wird im Bereich “Diese Woche – Ereignisse” auf der Website angezeigt und im Administratorbereich der Website gespeichert. Sobald die Ankündigung veröffentlicht wurde, kann die Datei nur von PR-Managern bearbeitet werden.

Das SharePoint Online-Unternehmensportal wurde zum wichtigsten Informationsbereich, in dem alle Mitarbeiter nach einem Kollegen suchen, mit dem sie in Kontakt treten möchten, sowie nach anderen organisatorischen Informationen

Die Zeit für die Veröffentlichung von Nachrichten auf der Website der Universität und im internen Unternehmensportal wurde von 2 Tagen auf 3-4 Stunden reduziert